Kto może wystawić świadectwo energetyczne?
Świadectwo energetyczne, którego formalna nazwa brzmi świadectwo charakterystyki energetycznej, może sporządzić wyłącznie osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych prowadzonego w ramach Centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków. To wpis konkretnej osoby, a nie sama nazwa firmy czy jej działalność, potwierdza, że autor może przygotować dokument.
Dyplom techniczny, doświadczenie w branży budowlanej ani prowadzenie biura nieruchomości nie wystarczają, jeśli dana osoba nie figuruje w wykazie. Firma może przyjąć zlecenie, obsłużyć płatność lub koordynować wykonanie usługi, ale świadectwo sporządza i podpisuje uprawniony autor. Dlatego przed zamówieniem warto sprawdzić jego dane w publicznym rejestrze.
Osoba ubiegająca się o wpis musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych i nie być prawomocnie skazana za wskazane w przepisach przestępstwa. Musi również spełnić wymóg kwalifikacji: posiadać odpowiednie uprawnienia budowlane albo ukończyć wymagane studia wyższe i spełnić ustawowe warunki dotyczące programu kształcenia. W komunikacie z 2026 roku Ministerstwo informowało o ponad 20 tysiącach osób posiadających uprawnienia. To historyczna informacja, a aktualną możliwość sporządzenia dokumentu należy potwierdzać w rejestrze.
Kto nie może sporządzić dokumentu dla własnej nieruchomości?
Przepisy ograniczają możliwość sporządzenia świadectwa przez osoby związane z ocenianym obiektem. Dokumentu nie może przygotować właściciel ani zarządca danego budynku lub lokalu. Wykluczona jest również osoba posiadająca w nim spółdzielcze własnościowe albo lokatorskie prawo do lokalu.
Ograniczenie ma zapobiegać konfliktowi interesów i wspierać niezależną ocenę parametrów energetycznych. Nawet jeśli właściciel zna instalacje i dokumentację nieruchomości, nie może sam wystawić dla niej świadectwa. Może natomiast przekazać uprawnionemu autorowi potrzebne informacje i materiały.
Warto rozróżniać osobę przyjmującą zlecenie od osoby sporządzającej świadectwo. Jeżeli usługę oferuje firma, poproś o dane autora i zweryfikuj jego wpis. Gotowy dokument powinien dotyczyć właściwego budynku albo lokalu, mieć numer nadany przez system rejestrowy i wymagany podpis. Sam plik lub wydruk bez tych elementów nie potwierdza, że świadectwo przygotowała osoba uprawniona.
Kto odpowiada za zapewnienie świadectwa?
Osoba, która zamawia dokument, nie zawsze jest tą samą osobą, na której spoczywa obowiązek jego zapewnienia. Przy sprzedaży lub najmie budynku odpowiedzialność zasadniczo ponosi właściciel albo zarządca. W przypadku określonych praw do lokalu obowiązek może spoczywać na osobie uprawnionej. Przed zakończeniem budowy lub uzyskaniem pozwolenia na użytkowanie odpowiada za niego inwestor.
Zakres świadectwa powinien odpowiadać przedmiotowi transakcji. Przy sprzedaży mieszkania właściciel zleca dokument dla lokalu, a nie automatycznie dla całego bloku. Jeśli przedmiotem najmu jest cały budynek, świadectwo powinno dotyczyć budynku. Przy sprzedaży lub najmie lokalu dokument przekazuje się nabywcy albo najemcy. Przy sprzedaży fakt przekazania odnotowuje się w akcie notarialnym.
Świadectwo opisuje zapotrzebowanie obiektu na energię potrzebną między innymi do ogrzewania, wentylacji, przygotowania ciepłej wody, chłodzenia i oświetlenia. Zawarte w nim wskaźniki pozwalają porównywać charakterystykę energetyczną budynków i lokali, a nabywcy lub najemcy mogą wykorzystać je do wstępnej oceny przewidywanych kosztów eksploatacji. Nie są one jednak gwarancją konkretnych rachunków. Te zależą również od pogody, cen energii oraz sposobu korzystania z nieruchomości.
Jak powstaje świadectwo charakterystyki energetycznej?
Sporządzanie dokumentu zaczyna się od zebrania danych o obiekcie. Przydatne są dokumentacja projektowa i techniczna, informacje o powierzchni oraz konstrukcji przegród, oknach i drzwiach. Potrzebne mogą być także dane dotyczące ogrzewania, przygotowania ciepłej wody, wentylacji, chłodzenia i źródeł energii. Gdy dokumentacji brakuje, zakres informacji koniecznych do obliczeń należy ustalić z osobą sporządzającą świadectwo.
Uprawniony autor oblicza charakterystykę zgodnie z obowiązującą metodologią, uwzględniając parametry techniczne budynku i jego instalacji. Następnie wprowadza dane do systemu teleinformatycznego Centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków. System nadaje dokumentowi numer rejestrowy, a autor go podpisuje. Rejestr służy między innymi do prowadzenia wykazu uprawnionych osób, sporządzania świadectw i gromadzenia dokumentów.
Zleceniodawca powinien przekazać rzetelne informacje oraz dostępne materiały, a specjalista odpowiada za prawidłowe sporządzenie i podpisanie świadectwa. Cena i czas realizacji zależą między innymi od rodzaju obiektu, kompletności danych oraz tego, czy konieczne będą oględziny. Niska cena sama w sobie nie świadczy o nieprawidłowości, ale nie powinna zastępować sprawdzenia autora i zakresu usługi.
Jaką formę ma świadectwo i jak długo jest ważne?
Świadectwo może być papierowe albo elektroniczne. Wersja papierowa wymaga osobistego podpisu osoby uprawnionej. Wersja elektroniczna jest opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przepisy przewidują formę elektroniczną obok papierowej od 28 kwietnia 2026 roku.
Dokument jest co do zasady ważny przez 10 lat od dnia sporządzenia. Może jednak stracić ważność wcześniej, jeżeli roboty budowlano-instalacyjne zmienią charakterystykę energetyczną budynku lub lokalu. Przykładem może być istotna modernizacja systemu ogrzewania. Po zmianach wpływających na parametry energetyczne warto ustalić z uprawnioną osobą, czy dotychczasowe świadectwo nadal jest aktualne.
Przed odbiorem sprawdź, czy dokument obejmuje właściwy obiekt, zawiera numer rejestrowy i został podpisany w odpowiedniej formie. Zweryfikuj również wpis autora w publicznym wykazie. Te czynności pomagają ograniczyć ryzyko otrzymania dokumentu, który nie został sporządzony zgodnie z wymaganą procedurą.
Bibliografia
- https://orka.sejm.gov.pl/proc7.nsf/ustawy/2444_u.htm
- https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/Swiadectwa-charakterystyki-energetycznej
- https://lexlege.pb.pl/ustawa-o-charakterystyce-energetycznej-budynkow/rozdzial-2-zasady-sporzadzania-swiadectw-charakterystyki-energetycznej/8800
- https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/swiadectwa-charakterystyki-energetycznej--obowiazki-od-wielu-lat
- https://www.gov.pl/web/archiwum-inwestycje-rozwoj/czesto-zadawane-pytania