Kto sporządza świadectwo energetyczne budynku?
Świadectwo charakterystyki energetycznej sporządza osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych w Centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków. To ta osoba analizuje informacje o budynku lub lokalu, przygotowuje dokument i wprowadza go do systemu. Właściciel, zarządca ani potencjalny nabywca nie może samodzielnie sporządzić świadectwa tylko dlatego, że zna nieruchomość lub dysponuje jej dokumentacją.
Warto rozróżnić dwie role, które bywają mylone. Właściciel lub inna osoba zobowiązana przepisami zamawia świadectwo, a uprawniony wykonawca je sporządza. Pośrednik nieruchomości, administrator budynku czy firma oferująca usługę może pomóc w organizacji zlecenia, ale sama nazwa firmy ani jej reklama nie potwierdzają, że dokument sporządziła osoba uprawniona. W wykazie musi figurować konkretny wykonawca.
Centralny rejestr prowadzi administracja rządowa i udostępnia system potrzebny do obsługi świadectw. Nie oznacza to jednak, że ministerstwo przygotowuje dokumenty na indywidualne zamówienie właścicieli. Jego rola polega między innymi na prowadzeniu wykazu uprawnionych osób oraz ewidencji świadectw. Uprawniony wykonawca korzysta z systemu, aby sporządzić dokument i nadać mu numer rejestrowy.
Kto zamawia dokument i kiedy jest potrzebny?
Przy sprzedaży lub najmie budynku świadectwo zapewnia co do zasady jego właściciel albo zarządca. W przypadku lokalu obowiązek może dotyczyć również osoby, której przysługuje spółdzielcze prawo do lokalu. Dokument należy przekazać drugiej stronie transakcji. Nie jest to obowiązek potencjalnego kupującego ani przyszłego najemcy, choć strony mogą uzgodnić, kto organizacyjnie skontaktuje się z wykonawcą.
Przykładowo, jeśli właściciel wynajmuje mieszkanie, zleca sporządzenie świadectwa osobie z centralnego wykazu, a następnie przekazuje otrzymany dokument najemcy. Podobnie przy sprzedaży to sprzedający powinien zadbać o jego zapewnienie i przekazanie nabywcy. Samo zamówienie usługi przez pośrednika nie zmienia tego, na kim spoczywa obowiązek wynikający z przepisów.
Wymóg dotyczy także nowych budynków. Inwestor zapewnia świadectwo przed zgłoszeniem zakończenia budowy albo przed złożeniem wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Warto uwzględnić ten etap w harmonogramie inwestycji, aby dokument był gotowy na czas. Zakres świadectwa zależy od tego, czy ma opisywać cały budynek, czy jego część, na przykład samodzielny lokal.
Świadectwo przedstawia zapotrzebowanie obiektu na energię potrzebną między innymi do ogrzewania, wentylacji, przygotowania ciepłej wody, chłodzenia i oświetlenia, zależnie od rodzaju nieruchomości. Pozwala ocenić jej charakterystykę energetyczną, ale nie jest audytem energetycznym ani gwarancją wysokości przyszłych rachunków. Rzeczywiste koszty zależą również od sposobu korzystania z budynku, pogody, cen energii i ustawień instalacji.
Jak sprawdzić, czy wykonawca ma uprawnienia?
Przed zleceniem usługi warto wyszukać imię i nazwisko osoby, która ma sporządzić świadectwo, w publicznym wykazie centralnego rejestru. Weryfikacja firmy jako podmiotu nie wystarczy, ponieważ wymóg wpisu dotyczy osoby sporządzającej dokument, a nie wyłącznie przedsiębiorstwa oferującego usługę. Jeśli ofertę przedstawia firma, należy poprosić o dane konkretnego wykonawcy.
Drugim ważnym elementem jest numer świadectwa nadany w systemie rejestru. Po sporządzeniu dokumentu uprawniona osoba wprowadza wymagane dane do systemu, a świadectwo otrzymuje numer. Następnie może zostać wygenerowane lub wydrukowane i podpisane, po czym jest przekazywane zleceniodawcy w wymaganej postaci. Wpis wykonawcy i numer dokumentu to dwa odrębne elementy, które warto sprawdzić.
- Ustal imię i nazwisko osoby, która faktycznie sporządzi świadectwo.
- Sprawdź, czy ta osoba figuruje w wykazie uprawnionych w centralnym rejestrze.
- Po otrzymaniu dokumentu zweryfikuj, czy ma numer nadany przez system.
- Upewnij się, że świadectwo dotyczy właściwego budynku lub lokalu.
Rządowe informacje opublikowane w 2026 roku wskazywały, że uprawnienia do sporządzania świadectw miało w Polsce ponad 20 tysięcy osób. Liczby tej nie należy traktować jako aktualnego, dokładnego stanu bez ponownej weryfikacji. Dla zamawiającego ważniejsze od ogólnej liczby wykonawców jest potwierdzenie wpisu konkretnej osoby i prawidłowego numeru przygotowanego dokumentu.
Jakie warunki musi spełnić osoba sporządzająca świadectwo?
Wpis do wykazu nie wynika wyłącznie z deklaracji wykonawcy, ukończenia krótkiego szkolenia czy wieloletniej pracy w branży budowlanej. Przepisy określają warunki, które trzeba spełnić, aby uzyskać uprawnienie do sporządzania świadectw. Obejmują one między innymi pełną zdolność do czynności prawnych oraz brak skazania za wskazane przestępstwa.
Kandydat musi również spełniać wymagania dotyczące wykształcenia albo posiadać uprawnienia budowlane wskazane w przepisach. Ścieżki kwalifikacyjne obejmują określone kierunki i poziomy studiów, studia podyplomowe o wymaganym zakresie tematycznym lub odpowiednie uprawnienia budowlane. Sam kurs ani doświadczenie zawodowe nie zastępują wymaganego wpisu do wykazu. Dlatego przy wyborze usługi nie warto opierać się wyłącznie na tytule zawodowym, opisie oferty czy zapewnieniu o znajomości budownictwa.
Właściciel nie może sporządzić świadectwa dla własnego budynku ani jego części. Ograniczenie obejmuje także osobę, której przysługuje spółdzielcze własnościowe lub lokatorskie prawo do lokalu. Nawet jeśli taka osoba ma wiedzę techniczną, musi zlecić dokument innemu wykonawcy, który spełnia warunki i jest wpisany do rejestru.
Jak przebiega sporządzenie świadectwa?
Proces zaczyna się od ustalenia, czego dotyczy zlecenie: całego budynku czy jego części, na przykład mieszkania. Następnie właściciel lub zarządca przekazuje wykonawcy dostępne informacje o nieruchomości. Przydatne są dane dotyczące powierzchni, konstrukcji, izolacji oraz instalacji, w tym systemów ogrzewania, wentylacji i przygotowania ciepłej wody. Im pełniejsza dokumentacja techniczna, tym łatwiej przygotować rzetelną ocenę.
Osoba uprawniona analizuje cechy energetyczne obiektu i wprowadza wymagane dane do systemu centralnego. Po nadaniu numeru świadectwo jest przekazywane zleceniodawcy. Jeśli właściciel nie ma pełnej dokumentacji, powinien poinformować o tym wykonawcę i przekazać wszystkie dostępne informacje, zamiast uzupełniać braki domysłami. Zakres potrzebnych danych może zależeć od rodzaju i stanu nieruchomości.
Centralizacja łączy w jednym systemie wykaz osób uprawnionych oraz ewidencję sporządzonych świadectw. Ułatwia to sprawdzenie, czy wykonawca ma wymagany wpis i czy dokument otrzymał numer rejestrowy. W praktyce odpowiedź na pytanie, kto wydaje świadectwo energetyczne, jest więc dwuczęściowa: dokument zamawia podmiot zobowiązany przepisami, natomiast sporządza go uprawniona osoba wpisana do centralnego wykazu.
Bibliografia
- https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/Swiadectwa-charakterystyki-energetycznej
- https://lexlege.pb.pl/ustawa-o-charakterystyce-energetycznej-budynkow/art-17/
- https://orka.sejm.gov.pl/proc7.nsf/ustawy/2444_u.htm
- https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/centralny-rejestr-charakterystyki-energetycznej-budynkow
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/charakterystyka-energetyczna-budynkow-18122118/roz-4